Agar arsip kamu tetap dalam kondisi baik, ruangan ini mutlak diperlukan. Perlu diketahui bahwa gudang umum yang biasanya digunakan untuk menyimpan barang atau peralatan produksi tidak dapat digunakan untuk penyimpanan arsip karena penyimpanan arsip biasanya memerlukan pengendalian jamur atau fumigasi, yang keduanya dapat merusak barang lainnya.

Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk memastikan bahwa arsip dan dokumen penting tetap utuh dan mudah diakses saat dibutuhkan. Gerakan Dua Jam Penataan Arsip Dinamis atau dikenal juga dengan Gerdu Manis dimulai oleh Pemerintah Kabupaten Kulon Progo melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo. Ini juga dilaksanakan.

Upaya menyimpan dan melestarikan arsip untuk jangka waktu yang telah ditentukan sekaligus menata dan mengelola arsip dinamis dikenal dengan istilah pengorganisasian arsip dinamis. Setiap orang harus cukup sadar untuk menyimpan catatan. Dokumen individu, selain dokumen resmi instansi, harus memperhatikan arsipnya.

Untuk arsip pribadi dan keluarga, siapa pun dapat melakukan tugas pengelolaan arsip sendiri. Dokumen perseorangan seperti ijazah, ijazah, kartu tanda penduduk (KTP), kartu keluarga (KK), akte kelahiran, dan sebagainya wajib disimpan dalam arsip. Persiapan dan pelaksanaan biasanya merupakan tahapan organisasi arsip.

Langkah awal :

• -          Penyiapan arsip dan dokumen organisasi
• -          Penyiapan sarana dan prasarana, seperti arsip, kertas, dan alat tulis, sesuai kebutuhan

Langkah selanjutnya :

• ü  Sortir dokumen menurut kelompok, termasuk dokumen pribadi dan keluarga.
• ü  Urutkan dokumen berdasarkan nilai guna, seperti penting atau tidaknya, asli atau fotokopi. Mempersiapkan arsip dan dokumen untuk organisasi. Menyiapkan sarana dan prasarana, seperti arsip dan kertas. Tempatkan dokumen asli dalam folder plastik dengan pembagi untuk setiap dokumen. Tujuannya adalah untuk mencegah dokumen bersentuhan dan saling menempel. Untuk menghindari kehilangan atau kerusakan yang tidak disengaja.
• ü  semua dokumen penting dicadangkan. Fotokopi atau salinan digital, seperti pindaian atau foto, dapat digunakan untuk cadangan. Hard drive eksternal, kartu memori, flash drive, dan CD adalah opsi untuk menyimpan cadangan digital.
• ü  Jauhkan dokumen penting dari tempat-tempat yang dapat basah, lembap, atau dekat aliran listrik dan di lokasi yang tinggi dan dapat diakses. Letakkan cadangan di tempat lain (di lemari). Ini berfungsi sebagai cadangan, dan kami sering menggunakannya untuk tugas yang tidak memerlukan dokumen asli.

Dalam hal penataan dokumen dan arsip sudah selesai, langkah penting lainnya adalah sering mengeceknya. Contohnya termasuk membuka dokumen untuk menghilangkan debu guna mencegah kerusakan dan menentukan apakah dokumen rusak oleh jamur atau serangga. Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, kita bisa mendapatkan informasi tentang kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Server untuk penyimpanan arsip sangat penting jika kamu juga ingin menyimpan arsip dalam format digital. Hasilnya keamanan informasi arsip ditingkatkan dan arsip dilindungi dari kerusakan atau kehilangan.

(https://kalibawang.kulonprogokab.go.id/detil/800/langkah-langkah-menata-arsip-dan-dokumen-pribadi )

Rahmah Yuni Hasanah ( SMK MUHAMMADIYAH ULUJAMI )